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Workflow board – So behälst du den Überblick

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Habt ihr den Überblick über eure Aufträge?

Ich weiß nicht wie es euch geht, aber am anfang ist es überhaupt gar kein Problem den Überblick zu behalten. Wenn es aber mehr werden und die Aufträge weit in der Zukunft liegen, wird es immer schwerer. Zumindest geht es mir so!

Als Fotograf möchte ich meine Kunden natürlich den bestmöglichen Servicebieten, und gerade deswegen sind alle Kleinigkeiten so wichtig. Habe ich auf die Nachrichten geantwortet, haben sie die Verträge bekommen und habe ich alle Details geklärt, zum Treffen eingeladen, den Vertrag wiederbekommen, …

Je nachdem wie komplex die Aufträge sind, gibt es einfach so viele Sachen an die man denken muss und die so wichtig sind. Vielleicht bist du ja ein Genie und kannst dir all diese Kleinigkeiten super gut merken, aber ich kann es nicht, und deswegen muss ich für mich einfach ein System schaffen, wie ich den Überblick behalte.

Für mich funktioniert so ein “Workflow board“ super, da ich es ausdrucken kann und aufhängen kann. Das auch noch für unterschiedliche Bereiche, wenn  ich das brauch! So ein Board kann man sich sehr einfach in Exel erstellen oder sich eine Vorlage herunterladen. Am ende des Beitrages findest du ein paar links die ich für dich heraus gesucht habe!

Je nachdem in welcheBereich du tätig bist, solltest du dein Workflowbord an deine Bedürfnisse anpassen. Hier ein paar punkte, die mir besonders wichtig sind:

Adressbuch:

Hier sammle ich alle Informationen, wie die vergangenen shootings, Telefonnummer, Kontaktdaten, Name von Ehepartnern und Kindern. Diese Infos kommen nämlich verstreut über Facebook, SMS, Instagram, E-Mails. Aber schließlich will ich alles an einem Platz und auch immer in meinem Telefon mit mir haben, oder!

Treffen/Besprechung:

Wenn es um ein Portrait shooting geht, reicht meistens ein Telefonat, aber gerade bei Hochzeiten ist mir immer ein persönliches Treffen sehr wichtig um heraus zu finden ob alles zusammen passt und ob es der richtige Kunde für mich ist, dem ich das liefern kann, was er sich wünscht 🙂

Details geklärt:

Beim Treffen oder Telefonat werden Details geklärt, aber natürlich gibt es auch noch oft Kleinigkeiten die sich der Kunde überlegen möchte. Deswegen ist dieses Häkchen sehr wichtig um sicher zu stellen, das wirklich alles geklärt ist!

Verträge:

Hier habe ich zwei Punkte, denn ich muss den Vertrag an die Kunden anpassen und alle Infos einfüllen und später natürlich auch zurückbekommen 🙂

Anzahlung:

Gerade bei Privatkunden hab manchmal das Problem,  gehabt das es ausreden gibt, warum man nicht zum vereinbartem Termin nicht kommen kann, oder ganz absagt. Das ist ärgerlich die Zeit das kostbarste ist was wir haben. Außerdem hab ich wahrscheinlich andere Aufträge oder Termine deswegen nicht wahrnehmen können. Mit einer Anzahlung ist die Zuverlässigkeit sehr gestiegen 🙂

 

Back-up:

Dieser Punkt ist extrem wichtig, den wer seine Daten nicht ordentlich sichert, kann plötzlich ein ganz schlechten Ruf bekommen und damit ganz viele Kunden verlieren. Deswegen sollte ihr sofort nach dem shooting eure Daten zwei mal sichern. (Back-up erstellen)

Post Productions:

für diesen Bereich habe ich verschiedene Häkchen: Als erstes die Bilder sortieren, dann in Lightroom/Capture one bearbeite und danach steht eventuell noch eine Bearbeitung in Photoshop an.

Session ist bezahlt:

Wenn der ganze Auftrag abgeschlossen ist, sollte jeder natürlich den Überblick behalten, ob das Geld eingetroffen ist und alles abgeschlossen ist.

 

Gratis “Workflow board“

Um euch das Leben leichter zu machen, stelle ich euch mein workflow board zu Verfügung.  Zusätzlich habe ich noch andere Blogeinträge herausgesucht, wo’s um das gleiche Thema geht und andere Fotografen ein ähnliches, aber abgewandelte System für ihre Zwecke nutzen.

So kannst du einfach schauen, welches System dir am besten gefällt, und welches du eventuell nutzen möchtest

Hier ist der Link zu meinem PDF und InDesign Dokument, damit ihr es für eure zwecke anpassen könnt! Meins ist für ein 40x60cm Dokument angelegt und daher ist die Schrift relativ klein 🙂

>Hier klicken<

Wie stehst du zu dem Thema: Nutzt du ein Workflow board,  würdest du so ein Sytem Sinn für dich machen oder nutzt du was ganz anderes?

 

Hier sind noch ein paar andere links zu dem Thema:

Photography Workflow Chart | Freebie

Jan-Christoph Elle
Jan-Christoph Elle
Ich bin Hauptberuflicher Fotograf, Videoeditor, Filmemacher, Drohnenpilot und Legastheniker aus Magdeburg :) mail@janchristophelle.com | Meine Webseite | Instagramm| Facebook